¿Cómo redactar un presupuesto de software?

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El Presupuesto constituye una de las herramientas fundamentales de las que dispone un profesional que se dedique al Desarrollo de Software. En muchos casos constituye nuestra primera toma de contacto y nuestra carta de presentación de cara al cliente. Un presupuesto mal redactado o con un precio incorrecto hará que nuestra relación se acabe antes de comenzar. También es fundamental el tiempo que tardemos en entregar el presupuesto, pues si se dilata excesivamente, el cliente tomará partida por otros que ya tenga en mano.

La importancia del Presupuestos ha aumentado considerablemente debido a dos factores fundamentales: -Internet, que posibilita a los clientes el accesos a miles de proveedores, incluso fuera de su zona geográfica. -La eterna Crisis, que hace que compras y decisiones que antes eran automáticas, hoy se conviertan en solicitud y revisiones de presupuestos. A la hora de redactar un Presupuesto van a intervenir tres factores fundamentales.

1.      La forma del presupuesto de software

Aunque en un principio podamos pensar que el único objetivo de un presupuesto es la valoración de un trabajo, un aspecto poco profesional o descuidado de nuestro documento puede hacer que perdamos credibilidad de cara al cliente. Aquí no nos vale el refrán “en casa del herrero cuchara de palo”, si pretendemos desarrollar un proyecto de software para nuestro cliente somos los primeros que debemos predicar con el ejemplo. Para facilitar la redacción de nuestro presupuesto disponemos de infinidad de programas o plantillas predefinidas que nos facilitaran nuestra labor. El resultado debe ser un documento claro, conciso y atractivo a la vista. Por otro lado, en un desarrollo de software, será necesario detallar todo los trabajos que se van a realizar tanto como nos sea posible, para que queden claro desde el principio, tanto los servicios que se van a prestar como las partidas que no estarán cubiertas por nuestro presupuesto. Hay que tener en cuenta que el cliente no siempre tiene claro lo que quiere y deberemos ser nosotros los que dejemos claro el alcance de dicho proyecto.

2.      El Contenido del presupuesto

En líneas generales un Presupuesto llevará los mismos apartados o elementos que una Factura, con la diferencia del detalle de los servicios prestados que se suele desarrollar de forma más extensa para evitar posibles malentendidos, como ya hemos comentado anteriormente. Dichos apartados son:
  • Datos de la empresa/prestador de servicio
El encabezado del Presupuesto estará constituido con nuestros datos como el Nombre Comercial, Fiscal, NIF, Dirección, Teléfonos, Email y página web. También será interesante incluir nuestro logo.
  •  Datos del Cliente
Es interesante incluir los datos del Cliente con los mismos campos que el apartado anterior. Desde el primer momento el cliente tiene que percibir que se está trabajando para él de forma personalizada.
  •  Encabezado del Presupuesto
Aquí se detallaran el Código del Presupuesto (Ejercicio-Serie-Número), el número de Revisión (si constituye una modificación sobre un presupuesto anterior), y las diferentes Fechas del documento (Fecha de Entrega, Fecha de Aceptación, Fecha Prevista de Entrega, Fecha máxima de Finalización, etc.).
  •  Conceptos
En este apartado describiremos detalladamente los servicios que vamos a prestar dejando muy claro las áreas cubiertas y las partidas no incluidas en nuestros servicios. En programas de gestión suelen estas bastante definidas, pero cuando son desarrollos relacionados con el mundo del marketing hay que dejar bien especificado el alcance de nuestros servicios. Por ejemplo, cuando se entrega un programa de gestión está claro que nosotros debemos entregar un programa que “funcione” y el cliente se encargará de introducir los clientes, los artículos y el resto de datos necesarios. Pero cuando se desarrolla un página web con un carrito de la compra, tenemos que entregar un producto que “funcione” y que a la vez sea "bonito”, por otro lado, muchas veces no queda claro quien es el encargado de subir los artículos y tarifas a la web.
  •  Importe
Será necesario desglosar la valoración de las diferentes partidas y el importe Total con el IVA correspondiente en cada caso. También se indicarán los posibles descuentos y Promociones. En este apartado también será interesante detallar la Forma de Pago y Fechas de Vencimiento (porcentaje a pagar al inicio, a la entrega y a la finalización del proyecto).
  • Plazo de Entrega
Es uno de los elementos esenciales de nuestro prepuesto. Un plazo de entrega demasiado ambicioso jugará en nuestra contra y convertirá nuestro proyecto en un infierno. Un plazo de entrega demasiado conservador hará que el cliente se decante por otras soluciones.
  •  Garantías y Soporte Técnico
El cliente espera que le ofrezcamos una garantía tanto en el funcionamiento de nuestro programa como en cumplimiento de los plazos de entrega. Respecto al soporte técnico, siempre será necesario especificar que servicios cubre nuestros presupuestos (llamadas, desplazamientos, diseño de plantillas, etc.) y cuales deberán ser contratados adicionalmente. Suele ser habitual regalar un periodo de Soporte a la entrega del Proyecto.

3.      La Valoración del desarrollo de software

Por muy bonito, bien redactado y profesional que sea nuestro documento, si el valor del presupuesto supera las posibilidades/expectativas del cliente, optará por otras opciones. A la hora de valorar un presupuesto tendremos que tener en cuenta el tiempo estimado para su realización, los costes directos (desplazamientos, dietas, personal subcontratado) y gastos indirectos que queramos imputar. Lógicamente, a la hora de calcular tanto el coste como las horas estimadas en realizar el proyecto, la experiencia en otros trabajos similares siempre supondrá un plus de seguridad. Una vez calculado el valor final hay dos errores que se suelen cometer:

Precio demasiado alto o por encima de los precios de mercado

En este caso perderemos la venta  a no ser que seamos capaces de convencer al cliente de las razones de dicho incremento. Un precio elevado siempre debe ir justificado con aportes de valor claros. Si no es así, no seremos capaces de conseguir al cliente.

Precio demasiado bajo

En este caso conseguiremos el cliente pero nos puede hacer perder a la empresa mucho tiempo y dinero, e incluso a la larga, nos hará cerrar nuestro negocio. Por otro lado, un precio excesivamente bajo puede hacer que los clientes no nos valoren en su medida. La experiencia me ha enseñado que cuando no nos queda más remedio que bajar nuestros precios, es preferible regalar horas y mantener nuestro precio hora. De esta forma podremos conseguir el cliente sin reducir nuestra valoración profesional. Finalmente hay que tener en cuenta a la hora de valorar un presupuesto el hecho de como han evolucionado los proyectos de software en muy poco tiempo. Hemos pasado de proyectos mastodónticos, con importes con muchos ceros y que se alargaban en el tiempo durante muchos años, a proyectos para "ayer". Hoy en día los tiempos de vida de un producto se han acortado enormemente (obsolescencia programada). El cliente quiere ver resultados desde el primer día y que le cueste poco dinero. Se está produciendo un cambio de paradigma, en lugar de desembolsar grandes cantidades de dinero al principio, es preferible vender nuestro producto como un servicio (alquiler del software) con un coste mensual o trimestral que incluye unos servicios concretos y un número de horas de apoyo determinado.   bannerpost

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